一、目的

為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用效率，明確各單位、各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程，合理安排各類會議及活動，現對會議室的使用作如下規定：

二、定義

會議室指的是1203—1205室的第一會議室（小會議室）和1209—1211的第二會議室（大會議室）。
會議室基本情況：

會議室名稱	樓層	位置	容納人數	設備情況	使用功能	其他
第一會議室	二樓	1203—1205	38人	良好、標配	例會、培訓、面試、接待、洽談、競賽	人數為標準配置，其他設備見附表
第二會議室	二樓	1209—1211	64人	良好、標配	大型會議、視頻會議、小型活動
第三會議室正在裝修

會議室用途：工業城各單位及本公司內部公司各種會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型座談會、競賽活動、招投標活動等的場所，不做其它用途。

三、職責

1、公司辦公室全面負責會議室日常管理，統籌協調。
（1）會議室使用接收、審核備案及相關協調工作；
（2）會議室物品、設備配置管理、維護保養；
（3）會后會議室整理：衛生、安全監督檢查。
2、各單位、各部門使用會議室需向辦公室提出申請并遵循本規定規范使用會議室。各部門使用會議室后必須清理會議室衛生，恢復至備用狀態。
（1）會議的及時申請；
（2）會議前物品、設備完好情況檢查，會議中所有器材的保管與維護，會議后衛生、安全的整理。

四、會議室使用規定

1、三個會議室均由辦公室統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理；
2、各單位、公司各部門和個人需要使用會議室時，需至少提前2個小時向辦公室提出申請并填寫《會議室使用申請表》，經辦公室主管副總經理準許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經辦公室同意。
3、使用原則：先申請，后使用。經過申請的單位、部門和個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓優先申請使用會議室的單位、部門和個人。沒有申請一律不準使用。
4、按申請的先后順序使用。特殊情況下，同級單位之間經相互協商后可以調整使用順序。但辦公室不負責協商，由使用者自己協商。
5、遇本公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的單位、部門和個人，在不能調換的情況下，本公司會議優先使用。如本公司的上級單位有緊急會議，以上級單位優先使用為原則。
6、各單位、部門和個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過30分鐘未到達會議室的，辦公室有權對會議室的使用權另作安排。
7、各單位、部門及個人應在預約的時間內使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知辦公室，如在緊接的時間段內已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。
8、任何單位、部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備，不得隨意開關和調試電子設備、音響系統，如因個人原因造成設施設備損壞，須照二倍采購價賠償。
9、會議室內的所有設施設備，未經允許，不能帶出會議室。會議材料必須及時帶走，如有丟失責任自負。
10、會議室使用期間，使用單位、部門或個人自行負責會議的模式安排，人員接待，會議記錄等會議需求，本公司以外的單位如需會議協助本公司按一定的費用提供有償服務，公司內各部門如需會議協助由各部門負責人自行協商。
11、會議室使用期間，使用單位、部門和個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為；嚴禁在桌、椅、墻上刻畫涂寫；使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調、門窗、燈光等。
12、如各單位、部門和個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。會議終止必須及時通知辦公室人員，由辦公室進行會后檢查及深度清潔。
13、非本公司的單位使用會議室收費規定:
第一會議室使用費100元/半天，第二會議室使用費200元/半天；
其他物品、服務費用標準如下：
投影設備（100元/次），音響系統（100元/次），空調照明（100元/次），茶水服務（100元/次），筆墨紙張（50元/次），展架條幅（50元/次）。

五 程序

1、申請流程
（1）各單位、部門或個人到辦公室查詢會議室的登記使用狀況；
（2）各單位、部門或個人向辦公室工作人員申請并提出使用會議室的要求；
（3）辦公室工作人員根據各單位、部門或個人的申請需求作出安排，并記錄在《會議室使用登記表》；
（4）辦公室工作人員將《會議室使用登記表》掛放在會議室指定位置處；
（5）各單位、部門或個人按時間使用會議室。
2、使用流程
（1）各單位、部門或個人按會議室使用規定使用會議室；
（2）各單位、部門或個人自行指定人員安排會務工作。
3、交還流程
（1）各單位、部門或個人使用完畢后，及時通知辦公室人員檢查會議室，發現不按規定使用的，及時要求會議使用者改正；
（2）如各單位、部門或個人拒絕改正，辦公室將出處罰通告，并有權拒絕再次使用申請。